Студентам ИМЭФ.Работа в электронных таблицах.

6 Ноябрь 2011 by: admin

Электронные таблицы. Электронные таблицы Lotus 1-2-3 и ExcelЛюбая статистическая работа заканчивается отчетом, который не обходится без длинных колонок цифр и десятка графиков. Каждый, кому приходится составлять итоговые таблицы и вклеивать графики, знает, как хочется перепоручить это нудное дело кому-нибудь другому. Отвращение к рутинной работе и движет создателями многочисленных электронных таблиц (ЭТ), или spreadsheets. При по-мощи ЭТ можно решать практически все бухгалтерские задачи, задачи учета кадров, планирования и множество других задач, где требуются проводить “вычислительные операции”. Во всем мире с ЭТ работают банковские служащие и страховые агенты, менеджеры и секретари. Электронные таблицы полезны при простой статической работе и в инженерных расчетах. Наибольший эффект получается при совместном использовании ЭТ и Систем Управления Баз Данных (СУБД), так как ЭТ мало приспособлены для хранения большого объема информации но хорошо анализируют ее. Поэтому чаще всего эти две программы работают в паре.

История

Первые попытки создания ЭТ относятся к эре больших машин, однако наибольшее распространение они получили на персональных машинах в силу доступности и удобства работы. В 1978 году, выпускники Массачусетского технологического института Ден Бриклин и Боб Френкстон решили создать “числовой процессор”, так как делали кучу ошибок при работе на калькуляторах. В 1979 родилась первая ЭТ для машин Apple II. Чтобы не отпугнуть покупателей, создатели решили не называть ее  “электронной таблицей” а дали название “визуальный калькулятор” (по английски “visible calculator”). Так появился пакет VisiCalc. Успех превзошел все ожидания. Ежемесячно продавалась по несколько тысяч копий программы. Два наиболее преуспевающих продавца стали впоследствии основателями фирмы Lotus.

К моменту появления персональных компьютеров идеология и концепция ЭТ была уже разработана и в январе 1983, появился пакет LOTUS 1-2-3, фирмы Lotus Development Corporation, который ста-новится самым популярным пакетом для работы с ЭТ на следующие несколько лет.

Из наиболее распространенных электронных таблиц нужно упомянуть Lotus 1-2-3 и Excel. По-скольку сейчас на большинстве компьютеров стоит помимо операционной системы Microsoft Windows также и пакет офисных программ Microsoft Office, то данное пособие описывает основные возможности Excel, хотя необходимо отметить, что научившись работать в одной ЭТ, Вы сможете продуктивно использовать электронные таблицы, разработанные другими фирмами, так как основные идеи во всех подобных программах — одни и те же.

Основные термины

Электронная таблица — программа обработки данных которые можно представить в виде прямо-угольной таблицы, образованной строками и столбцами.

Существует два способа обозначения строк и столбцов ЭТ:

• Столбцы обозначаются буквами английского алфавита – A,B,C,D… а строки числами — 1,2,3… (рис. 1 а). При этом способе после столбца с именем Z будут следовать столбцы с именами AA, AB, AC … AZ, BA, BB, BC … BZ, …

• Как столбцы так и строки обозначаются числами.

Ячейка — базовый элемент ЭТ. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое строится по следующим правилам:

Если используется первый способ обозначения, то сначала пишется буква столбца, а потом номер строки. Например, A4, BZ1056, B99.

Если используется второй способ, то пишут: букву R (сокращение от слова Row — строка), номер строки, затем букву С (сокращение от слова Column — столбец) и номер столбца. Например, те же ячейки, что и в предыдущем примере, будут иметь при такой записи имена R4C1, R1056C78, R99C2.

В Excel переключиться между способами обозначения ячеек можно следующим способом: Сервис-Параметры-Общие-Стиль ссылок (Tools-Options-General-Reference Sryle).

Очень часто возникает задача группирования ячеек. При этом используют следующие два понятия:

Смежной группой (блоком) ячеек или просто группой (блоком) ячеек называется связанная прямоугольная часть ЭТ. Для обозначения группы берут имя ячейки находящейся в левой верхней части выделения, затем пишут символ “:” (двоеточие) и приписывают имя ячейки, находящейся в правой нижней части выделения.

Несмежной группой (блоком) ячеек называется совокупность ячеек и связанных групп ячеек. Обозначают такой блок, перечисляя имена, разделенные символом “;” (точка с запятой).

В ячейках любой ЭТ может находиться текст, числа и формулы. Текст в ЭТ используется для двух целей: чаще всего для более полного описания и представления информации, которая вычисляется в ЭТ, а также как составной элемент в некоторых формулах и функциях. Числа в ЭТ несут основную информационную нагрузку, в отличие от текстовых редакторах где главное текст, и служат для пред-ставления информации и ее анализа. Формулы используются для обработки числовой и текстовой информации, находящийся в ЭТ.

Формулы в ячейках

Понятие формулы в ЭТ

Данные, находящиеся в рабочей книге, мы вводили вручную с клавиатуры или копировали через буфер обмена из других программ.

Нам необходимо уметь не только красиво их оформлять (форматировать), но и по одним данным вычислять некие другие значения. Например, узнать количество денег на счету по заданной процент-ной ставке, сумме и сроку, или по численным данным найти общее количество, итого или среднее.

Для того, чтобы в ячейке вычислялось что-нибудь, в ней необходимо задать правило (формулу), по которому производятся вычисления. То есть, например, формула

С2=А1+А3+7,3

говорит нам, что значение ячейки С2 будет равно сумме ячеек А1, А3 и числа 7,3.

В Excel в формулах не указывается куда заносить результат вычисления (в данном примере С2), т.е. формула начинается со знака =.

Нет необходимости вводить вручную имена тех ячеек или блоков, на которые мы ссылаемся в формуле. Достаточно при наборе формулы просто выделять их мышью. При этом в формулу вносятся их имена, а ячейки для контроля выделяются пунктирной линией.

В формулах используются следующие знаки алгебраических операций: +,–, знак * обозначает умножение, косая черта (/) — деление, знак ^ — возведение в степень (для его ввода мы в задании2 создали кнопку), также можно использовать скобки.

Ссылки

В формулах могут быть ссылки на значения, находящиеся в других ячейках. Ссылки имеют вид имени ячеек или имени блока ячеек (см. § Основные термины).

Копирование формул.

Абсолютные и относительные ссылки

Выше рассказано, как копировать данные из одной ячейки в другую. Что же произойдет, если мы копируем ячейку, например Е18, в которой находится не числовая или текстовая информация, а формула, например =С21? На Ошибка! Источник ссылки не найден. приведен фрагмент окна Excel, в котором показано, что в этом случае будет в соседних ячейках.

То есть, Excel берет на себя труд изменить все ссылки так, чтобы они указывали на соответствующие ячейки для нового местоположения формулы.

Это происходит потому, что когда в ячейке E18 была записана формула =C21, там было указано: “Взять содержимое ячейки, находящейся на два столбца правее и на три строки ниже”. После копирования формулы, например, в D17, ситуация осталась прежней. Формула опять говорит “Взять содержимое ячейки, находящейся на два столбца правее и на три строки ниже”. Поэтому там находится формула =В20. То же происходит и при копировании в другие ячейки.

Подобные ссылки на ячейки в формулах называются “относительными”. При копировании, перемещении, они изменяются в соответствии с новым местоположением формулы.

Если мы не желаем этого, то надо использовать “абсолютные” ссылки. Они отличаются наличием знака $ перед названием строки или столбца (например, =$В$20 или =С$112) и тем, что при копировании таких ссылок то, перед чем стоит $, не изменяется.

Функции. Использование функций.

Элементарные формулы могут состоять лишь из арифметических операндов (+-*/) и адресов ячеек. Но в реальных задачах необходимо вводить формулы, содержащие различные функции для под-счета более сложных выражений таких как синус, косинус или произведение матриц. Имена функций в формулах можно вводить вручную (если вы точно уверены, что именно такое ее название, и имен-но такие операнды у этой функции) или воспользоваться мастером функций в Excel. Если при вводе формулы необходимо вставить некую функцию, тот можно просто нажать на соответствующую кнопку в строке формул (для Excel 95) или кнопку на панели инструментов “Стандартная”. В открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать функцию двойным щелчком (они сгруппированы в несколько категорий и доступна подсказка для выделенной функции), а затем ответить на дополнительные вопросы об операндах (если оно будут).

Логические функции.

Некоторые функции в результате своих расчетов возвращают не числовые значения, а логические — то есть они могут принять или значение ИСТИНА (TRUE) или ЛОЖЬ(FALSE). Простейшим приме-ром такой функции является функция сравнения двух чисел. Введем в ячейки D3 листа “Счет” формулу =С3>10000. Результатом будет значение ИСТИНА так как действительно 50 тысяч больше чем 10. Введя в ячейку Е3 формулу =С3<50000 получим результатом ЛОЖЬ.

Ваш e-mail: *
Ваше имя: *
Подписчиков:

Понравилась статья? Расскажите друзьям.
Общайтесь со мной

Related posts:

  1. Студентам ИМЭФ. Практикум по информатике.

Leave a Reply